KẾ HOẠCH

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020

 Thực hiện Chương trình hành động thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh năm 2020, Sở Giao thông vận tải xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ.

 Nâng cao trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban, đơn vị chuyên môn trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình. Kịp thời triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, góp phần phục vụ và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.

2. Yêu cầu

Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn triển khai các đầy đủ các nội dung, nêu rõ thời gian tiến hành và hoàn thành; nâng cao trách nhiệm của cơ quan, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhằm đạt hiệu quả, thống nhất, triển khai nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG

1. Những nhiệm vụ thường xuyên

1.1 Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị.

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.

- Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

+ Về tổ chức và biên chế: Tiếp tục duy trì, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị theo đúng quy định.

+ Về thực hiện chế độ tiền lương và chế độ phụ cấp cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ: Đảm bảo việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức phụ trách lưu trữ theo quy định hiện hành.

+ Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức và người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác VTLT

Căn cứ Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và văn bản chỉ đạo của tỉnh về lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ, Sở Giao thông vận tải tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của hiện hành: Ban hành mới hoặc sửa đổi bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

 Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định; xây dựng nội quy kho Lưu trữ cơ quan, văn thư cơ quan; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và cá nhân.

- Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện kiểm tra đối với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc. Trong  năm 2020, tập trung chủ yếu kiểm tra những nội dung sau:

+ Triển khai, quán triệt và tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương và địa phương về công tác văn thư, lưu trữ.

+ Xem xét ban hành sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu…

+ Tình hình thực hiện công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, đến, văn bản mật và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

+ Tình hình thực hiện các hoạt động về công tác lưu trữ.

1.2. Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

-  Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Triển khai thực hiện Văn bản số 822/HDCVTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Văn bản số 169/HDCVTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các sáng kiến kinh nghiệm về văn thư, lưu trữ.

- Về thực hiện các khâu nghiệp vụ:

+ Đối với công tác văn thư: Công tác ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi, đến (ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ đăng ký theo quy định); Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng các loại dấu; Quản lý tài liệu mật.

+ Đối với công tác lưu trữ: Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định; Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ; mua sắm các trang thiết bị bảo quản; Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.

2. Nhiệm vụ trọng tâm năm 2020

2.1. Trưởng các phòng, ban, đơn vị chuyên môn tập trung quán triệt, chỉ đạo, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức năm 2018, 2019. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ và tìm các biện pháp, giải pháp bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đưa nội dung lập hồ sơ công việc là một trong những tiêu chí để đánh giá và phân loại công chức, viên chức cuối năm.

Các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc đôn đốc công chức, viên chức lập hồ sơ công việc của cá nhân và ban hành danh mục hồ sơ công việc của phòng, đơn vị mình năm 2020, báo cáo gửi về Văn phòng Sở, trước ngày 20/02/2020.

2.2. Văn phòng Sở tiếp tục tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra việc thực hiện các hoạt động chỉnh lý tài liệu theo quy định của pháp luật đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Tham mưu thực hiện mua sắm bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá sắt…phục vụ công tác lưu trữ của cơ quan.

2.3. Các đơn vị: Thanh tra Sở; Ban Quản lý, bảo trì công trình đường bộ xem xét bố trí phân công viên chức tự chỉnh lý tài liệu của đơn vị hoặc bố trí kinh phí của đơn vị thuê đơn vị có chuyên môn thực hiện việc giải quyết tài liệu tồn đọng tích đống, bó gói để nộp lưu và lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Thực hiện mua sắm bìa hồ sơ, cặp, hộp…phục vụ công tác lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức trong đơn vị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc căn cứ nội dung Kế hoạch này và căn cứ chức chức năng, nhiệm vụ được giao chủ động triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình, báo cáo kết quả theo quy định.

2. Văn phòng Sở theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các phòng, đơn vị và tổng hợp báo cáo lãnh đạo Sở, Sở Nội vụ theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 của Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn./.