Căn cứ Văn bản số 1779/UBND-KGVX ngày 26/4/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn; về việc thống nhất việc gửi, nhận văn bản điện tử.

          Sở Giao thông vận tải hướng dẫn quy định việc gửi nhận văn bản điện tử như sau:

          1. Loại văn bản trao đổi dưới dạng điện tử:

          Ngoại trừ các văn bản, tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật; đơn thư khiếu nại, tố cáo, văn bản giải quyết đơn thư khiêu lại, các văn bản liên quan đến phòng chống tham nhũng; các văn bản sau đây sử dụng chữ ký số của cơ quan để trao đổi dưới dạng điện tử giữa Sở Giao thông vận tải với UBND Tỉnh, các sở, ban, ngành, cơ quan đơn vị trên địa bàn toàn tỉnh (thành phố, huyện, xã...)

          a) Trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử gồm: Văn bản cung cấp thông tin, văn bản để biết, để báo cáo, để phối hợp; văn bản đăng ký làm việc; lịch làm việc; lịch công tác; thông báo; báo cáo tháng, quý, các báo cáo theo yêu cầu; văn bản xin ý kiến góp ý; văn bản góp ý đối với các dự thảo; giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp.

          b) Trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản, tờ trình, hồ sơ, tài liệu trình, xin ý kiến UBND tỉnh xem xét, phê duyệt, quyết định; báo cáo dài hạn, hàng năm; báo cáo thống kê tổng hợp; văn bản liên quan đến tài chính, kinh phí, tổ chức bộ máy, công tác cán bộ; văn bản hành chính giữa các đơn vị, địa phương; các văn bản khác (trừ các loại văn bản trao đổi dưới dạng điện tử).

          2. Hình thức gửi:

          a) Gửi qua hệ thống Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TDOffice); đối với những đơn vị chưa cài đặt hệ thống này thì gửi quan hộp thư điện tử công vụ của đơn vị.

          b) Nhằm bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của văn bản điện tử, chỉ gửi văn bản điện tử khi đã được ký số của cơ quan theo quy định và gửi dự thảo (định dạng Word, Excel...) kèm theo.

          - Tại phần Nơi nhận của văn bản, khi soạn thảo cần ghi rõ:

          Đối với loại văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử ghi:

                             Nơi nhận:

                             Gửi bản điện tử:

                             - ...

          Đối với loại văn bản trao đổi dưới dạng điện tử và kèm theo văn bản giấy ghi:

                             Nơi nhận:

                             - Gửi bản giấy:

                             - ...

                             Gửi bản điện tử:

                             - ...

          - Khi gửi qua hệ thống TDOffice; đề nghị cán bộ văn thư chọn phương thức gửi là: Điện tử hoặc Bản giấy và Điện tử để thuận tiện cho việc tiếp nhận văn bản trên hệ thống.

          c) Đối với các văn bản scan lên hệ thống TDOffice: thực hiện scan theo chế độ hai màu đen- trắng, độ phân giải tối đa không quá 300dpi; dung lượng các file văn bản cập nhật lên hệ thống tối đa không quá 5MB nếu dung lượng vượt quá cần chia nhỏ thành các file rồi mới tải lên hệ thống.

          Với các nội dung hướng dẫn, quy định trên, đề nghị cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hệ thống Phần mềm TDOffice, dùng hộp thư công vụ (...@backan.gov.vn) của tỉnh để trao đổi văn bản điện tử. Nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử công cộng (Gmail, Yahoo mail, MSN hotmail,…) trong hoạt động công vụ./.